Náklady v e-shopu: Co si můžete odečíst o co už ne 

Proč se vůbec zabývat náklady 

Provoz e-shopu s sebou nese celou řadu výdajů – od reklamy přes dopravu až po techniku. Ale ne každý výdaj je automaticky daňově uznatelný náklad. A právě toto bývá častým zdrojem chyb. 

V tomto článku se podíváme na tři oblasti, které nám pomohou: 

• Pochopit, co se počítá jako náklad a co už ne
• Zjistit, jak správně evidovat výdaje, aby obstály při kontrole z finančního úřadu
• Vyhnout se častým chybám, které mohou vést k doměření daně nebo pokutám   

Klíčovou roli při vedení e-shopu hraje i správné sledování nákladů. Proč? 

• Daňová optimalizace – správně zaúčtované náklady snižují daně a tím i samotnou daňovou povinnost
• Ziskovost – znáte skutečné marže a víte, které výdaje vám přinášejí hodnotu
• Cash flow – plánujete výdaje, investice a rezervy s větší jistotou   

Zanedbání evidence nákladů může vést k vyšším daním, pokutám nebo špatným rozhodnutím při řízení firmy. 

Daňově uznatelné náklady 

Co je to vlastně ten daňově uznatelný náklad? Je to takový výdaj, který souvisí s podnikáním, je účelný a přiměřený. Jinými slovy musí mít přímou vazbu na podnikání – např. reklama, nákup zboží, provoz skladu. A zároveň nesmí být zjevně nepřiměřený – např. luxusní dovolená jako „školení“ nebo nákup sportovního auta pro rozvoz balíků. 

Typické náklady v e-shopu 

Pojďme se tedy nyní podívat na nejtypičtější náklady, které mohou e-shopaře potkat: 

Marketing: 

• PPC (Pay per click) kampaně – Google Ads, Sklik, Facebook Ads.
• Sociální sítě – placené příspěvky, správa profilů  
• Infulenceři – spolupráce s tvůrci obsahu, barter nebo placené kampaně 

Pozor: U barteru je nutné ocenit službu a zaúčtovat ji jako náklad i výnos. 

Provoz: 

• Doprava a balení – náklady na přepravce, obalový materiál, štítky 
• Skladování – nájem skladu, vybavení skladu, manipulační technika 
• Software – e-shopová platforma, fakturační systémy CRM, e-mailingové nástroje 

Administrativa: 

• Účetní služby – vedení účetnictví, daňové poradenství 
• Právní služby – smlouvy, obchodní podmínky, GDPR
• Telefon a internet – firemní tarify, datové připojení  

Vybavení: 

• Technika – notebooky, tiskárny, fotoaparáty 
• Nábytek 
• Foto výbava – světla, pozadí, stativy pro produktové focení 

Pozor: Pokud hodnota přesáhne zákonný limit (např. 80 000 Kč), jedná se o dlouhodobý majetek a musí se odepisovat. 

A co tedy není běžný náklad? Pozor na investice 

Vývoj webu a redesign – nový e-shop, zásadní redesign nebo vývoj funkcí (např. napojení na ERP systém) jsou investice a nikoliv běžné náklady. Tyto výdaje se aktivují do majetku a následně se odepisují (typicky 3 roky). 

Dlouhodobý majetek – pořízení vybavení nad určitou hodnotu (např. 80 000 Kč) je majetek, který podléhá odepisování v čase, (což doslova znamená, že si náklady rozložíte do více let, nelze je uplatnit najednou). 

Osobní výdaje – oblečení, potraviny, dárky pro rodinu apod. nelze uplatnit jako uznatelné náklady, i kdyby byly zaplaceny z firemního účtu. Výjimkou mohou být pracovní oděvy s logem firmy nebo reprezentace. 

Správná evidence výdajů 

Co je potřeba uchovávat? Veškeré faktury, účtenky, objednávky, smlouvy. Dále komunikaci k zakázkám, případně interní poznámky (např. účel výdaje, kdo schválil). 

Nejčastější chyby a jak se jim vyhnout 

• Nejasné doklady. Např. chybí popis služby, datum, IČO dodavatele apod.  

Jak se tomu vyhnout: Vždy dbejte, aby doklady byly kompletní. 

Jak to napravit, když už takový doklad máte:  

Zkuste kontaktovat dodavatele a požádat o doplnění nebo vystavení opravného dokladu, doplnit chybějící údaje formou interního záznamu (např. poznámka k dokladu), přiložit e-mailovou komunikaci nebo objednávku jako podpůrný dokument. 

• Uplatnění osobních výdajů jako je nákup potravin, oblečení, dárků apod. 

Jak se tomu vyhnout: Oddělujte osobní a firemní výdaje.- ideálně používejte samostatné platební karty a účty. Pokud nakupujete smíšeně (např. firemní i osobní položky), požádejte o rozdělenou fakturu. 

Pozor na výjímky: 

Občerstvení na poradu, káva pro zaměstnance nebo návštěvy může být daňově uznatelným nákladem, pokud je doloženo účelem (např. zápisem z porady, pozvánkou, interním předpisem). 

• Chybějící smlouvy u externistů, např. grafik, vývojář, influencer bez smlouvy. 

Jak se tomu vyhnout: Vždy uzavírejte smlouvu nebo alespoň písemnou objednávku – ideálně e-mailem, s jasným popisem služby, cenou a termínem. 

Pojďme si to nyní všechno shrnout.  

Ne každý výdaj je automaticky nákladem. Musí být doložený, účelný a přiměřený. 

Investice nejsou běžné náklady. Vývoj e-shopu, drahá technika nebo redesign se odepisují. 

Osobní výdaje do účetnictví nepatří. I když jsou zaplacené z firemního účtu. 

Správná evidence je základ. Ukládejte doklady, pište si poznámky, používejte účetní software. Např. naši klienti posílají účtenky ihned pomocí mobilní aplikace Doklado. 

Komunikujte s účetní. Nejasnosti řešte včas, vyhnete se problémům s finančním úřadem.