Nejčastější účetní chyby e-shopů (a jak jim předejít, i když sami neúčtujete)

Richard provozuje úspěšný e-shop s elektronikou. Objednávky mu přibývají, tržby rostou a vše nasvědčuje tomu, že podnikání míří správným směrem. Jenže zatímco zákazníci jsou spokojení, Richard začíná být čím dál víc nervózní. Důvodem není konkurence ani logistika, ale účetnictví.

Jeho účetní, která se stará o více firem, si s Richardovým e-shopem neví rady. Neustále se vrací s dotazy, výstupy jí nesedí a některé doklady se jí nedaří správně zaúčtovat. Většina jejích klientů jsou klasické firmy bez e-shopu, natož s prodejem do zahraničí. Richardova firma je v jejím portfoliu výjimkou a to se začíná projevovat.

Po několika měsících frustrace se Richard rozhodl jednat. Obrátil se na pana M., účetního specializujícího se na e-commerce.

„Víte, Richarde,“ začal pan M. po krátkém seznámení, „účtování e-shopu má svá specifika. Není to jako u běžné firmy. Musíte počítat s vratkami, reklamacemi, platebními branami, marketplace platformami, prodejem do zahraničí, OSS režimem… A i když si účetnictví nevedete sám, je důležité rozumět základním principům – co je daňově uznatelné, jaké doklady jsou potřeba, a jaké chyby mohou vést k doměrku DPH nebo problémům při kontrole.“

Richard přikývl. „Takže nestačí jen předat faktury a výpisy z banky?“

„Přesně tak,“ usmál se pan M. „Je potřeba pravidelně komunikovat s účetní, informovat ji o nových službách – třeba když začnete prodávat přes nový marketplace nebo přidáte novou platební metodu. A hlavně: včas jí předávat všechny doklady.“

Richard zpozorněl. „Můžeme se na to podívat konkrétně?“

Pan M. otevřel notebook, kde měl připravený přehled nejčastějších účetních chyb e-shopů a hlavně praktické rady, jak se jim vyhnout.

1.Neúčtované prodeje z platební brány nebo Marketplace

Prodeje přes Shoptet Pay, GoPay, Mall Partner, Amazon nebo další platformy se mohou snadno „ztratit“, pokud nejsou správně předány účetní.

Jak tomu předejít:

• Zajistěte pravidelný export výpisů z platebních bran.
• Informujte účetní o všech aktivních prodejních kanálech.
• Používejte nástroje, které automaticky propojují e-shop s účetnictvím (např. ABRA Flexi + Shoptet).

2.Chybně účtované vratky a reklamace

Vratky a reklamace jsou běžnou součástí e-commerce, ale účetně se musí řešit správně.
Často může nastat problém v tom, že vratka je zaúčtována jako běžný výdaj či k reklamacím chybí doklad (např. dobropis).

Jak tomu předejít:

• Vést evidenci vratek a reklamací odděleně.
• Vystavovat dobropisy a předávat je účetní.
• Komunikovat s účetní o způsobu účtování těchto operací.

3.Nesoulad mezi skladem a účetnictvím

Skladová evidence by měla odpovídat účetnímu stavu. Pokud chybí inventury nebo jsou špatně zaúčtované příjmy a výdaje, dochází k nesouladu:

Jak tomu předejít:

• Provádět pravidelné inventury.
• Používat skladový systém propojený s účetnictvím.
• Kontrolovat příjemky a výdejky.

4.Přehlédnuté kurzové rozdíly při platbách v EUR

Při platbách v cizí měně vznikají kurzové rozdíly, které je třeba správně zaúčtovat.

Časté chyby mohou nastat v okamžiku, kdy faktura v EUR je zaúčtována bez přepočtu nebo bez zohlednění kurzového rozdílu při úhradě. Důsledkem toho pak je doklad nesprávně zaúčtován do nákladů či výnosů, mohou vznikat chyby v DPH a celkově zkreslené výsledky.

Jak tomu předejít:

• Používat účetní systém, který automaticky počítá kurzové rozdíly
• Předávat účetní výpisy z EUR účtu
• Informovat účetní o způsobu úhrady

5.Zpožděné doklady od dopravců a marketingových agentur

Problém nastává v okamžiku, kdy doklady přijdou pozdě nebo dokonce vůbec, např. faktura za dopravu, influencer spolupráce atd. V takových případech pak chybí náklady, zkreslují se výsledky a hrozí riziko doměrku daně.

Jak tomu předejít:

• Nastavit si pravidelný sběr dokladů
• Používat vytěžovací nástroje (např. Doklado) nebo sdílené složky
• Udržovat přehled o pravidelných službách a jejich fakturaci

6.…a další časté chyby, které stojí za pozornost

• Nevystavené dobropisy – zákazník dostal peníze zpět, ale účetnictví to neví
• Chybějící doklady k platbám kartou – výdaj bez faktury nebo účtenky
• Špatně zaúčtované náklady na software, licence, předplatné – mohou být investicí, ne běžným nákladem
• Nejasnosti v DPH při přeshraničním prodeji – OSS, reverse charge, chybějící evidence

Richard chvíli mlčel. Seznam účetních chyb mu připadal jako spousta práce navíc. Pan účetní M. si toho všiml a dodal: „Richarde, máte dvě možnosti. Buď si to projdete se svou účetní a společně najdete slabá místa. Anebo zvolíte cestu, která vám ušetří čas i nervy – svěřte účetnictví týmu, který se na e-shopy specializuje. Většina dat se pak propojí automaticky, takže odpadne ruční předávání a kontrola. Vy se můžete soustředit na prodej, ne na papírování.“ Richard přikývl. Bylo mu jasné, že prevence a správné nastavení od začátku je mnohem jednodušší než řešit chyby zpětně.

Zvažujete, komu svěřit účetnictví vašeho e-shopu? Náš tým zprostředkovává účetnictví pro e-shopaře – rozumíme platebním branám, marketplace, DPH i specifikům online prodeje. Ozvěte se nám. Postaráme se o vaše účetnictví tak, aby vám dávalo smysl a podporovalo růst vašeho podnikání.