Automatizácia v účtovníctve: Náš prístup

Aby sme dosiahli vysokú úroveň automatizácie, rozhodli sme sa pre flexibilné riešenie namiesto jedného veľkého systému. Zvolili sme ABRA Flexi, otvorený ERP systém s API od ABRA Software a.s. , ktorý umožňuje jednoduché prepojenie s ďalšími aplikáciami. Funguje ako stavebnica – ak nejaká aplikácia nevyhovuje, môžeme ju ľahko nahradiť lepšou.

Digitalizácia dokumentov

Na spracovanie vstupných dokumentov využívame OCR systémy ako Rossum, Doklado, Wflow a Digitoo. Klienti jednoducho posielajú dokumenty na špeciálne e-maily, kde sú automaticky spracované, s možnosťou schvaľovania a následne odoslané do účtovníctva. Doklado navyše umožňuje aj zbieranie bločkov a sledovanie bankových transakcií, čo ešte viac zefektívňuje procesy.

Automatizácia procesov

Vďaka modulárnemu systému vieme prispôsobiť účtovné procesy presne podľa potrieb klienta a automatizovať viac ako 90 % úloh v rámci celého obchodného cyklu.

Používame Low-Code a No-Code platformy na automatizáciu opakujúcich sa úloh, ako sú:

✅ sťahovanie dát z e-shopov a iných externých zdrojov

✅ automatické vystavovanie faktúr

✅ párovanie bankových transakcií s objednávkami

✅ spracovanie dobierkových hárkov

✅ odosielanie dát a automatizácia skladových procesov

Na tieto úlohy využívame platformy Dativery a Make.

Všetky naše riešenia sú cloudové, čo znamená neustály prístup k aktuálnym informáciám. Vďaka digitalizácii a automatizácii zvládame obslúžiť viac klientov rýchlejšie a kvalitnejšie.

Naše plány do budúcna, na ktorých intenzívne pracujeme:

Vidíme veľký potenciál na zlepšenie kontrolných mechanizmov:

Interné kontroly – vyvíjame roboty, ktoré budú pravidelne kontrolovať účtovníctvo a v prípade chýb ich automaticky opravia. Napríklad robot môže overiť, či sú k DPH priznaniam priložené všetky potrebné doklady a či sú správne.

Monitorovanie ukazovateľov – chceme vyvinúť systém, ktorý bude sledovať kľúčové finančné indikátory v účtovnej jednotke. Ak sa dosiahnu určité hodnoty, systém upozorní používateľa alebo spustí ďalšiu operáciu.

Technologický základ už máme, ale zatiaľ sme nevytvorili univerzálny kontrolný mechanizmus. ABRA Flexi však už dnes obsahuje automatické kontroly – napríklad upozornenie na nezaúčtované doklady.

Ďalším krokom na ktorom pracujeme je automatizácia výmeny informácií so štátnou správou, čo je vzhľadom na stav digitalizácie verejnej správy výzva, ale zároveň príležitosť na ďalšie zefektívnenie procesov.

Reporting na mieru

Účtovný systém zachytáva takmer všetky finančné aj prevádzkové udalosti firmy v reálnom čase. Vďaka tomu ich vieme aj v reálnom čase reportovať. Na vizualizáciu používame Power BI alebo Looker Studio, ktoré nám umožňujú kombinovať dáta z účtovníctva aj ďalšie zdroje, napríklad návštevnosť webovej stránky.

Automatizované reporty pripravujeme pre klientov v dvoch hlavných kategóriách:

✅ Štandardné reporty – sledujú súvahu, výkaz ziskov a strát, stav pohľadávok a záväzkov, kľúčové ekonomické ukazovatele, ako sú tržby podľa krajín, hospodárenie, výška nákladov či dane.

✅ Reporting na mieru – prispôsobené reporty podľa potrieb klienta, napríklad:

• Obrátkovosť zásob

• Náklady na rôzne druhy platieb

• Marža a ziskovosť objednávok, tovarov alebo zákaziek

• Náklady na balenie a dopravu – až na úroveň každej objednávky

• Marketingové náklady podľa tovarov, segmentov alebo trhov

• Plnenie rozpočtov

• Prehľad najvýkonnejších a najslabších produktov, zákazníkov či trhov

Naši klienti tak môžu okamžite reagovať na to, čo sa deje vo firme. Často sa stáva, že práve tieto reporty odhalia skryté problémy – napríklad produkty, ktoré sa zdajú ziskové, ale v skutočnosti len prežívajú alebo sú stratové. Rovnako dokážu odhaliť nečakané náklady, ako infláciu či kurzové straty, ktoré môžu úplne zmazať ziskovosť na niektorých trhoch.